Fakturaen som gjør innkrevingen enklere: sjekkliste i 12 punkter

En faktura som gjør innkrevingen enklere, har tre egenskaper: Den har en fast forfallsdato, slik at forsinkelsesrenten løper fra dagen etter. Den viser tydelig hva kravet gjelder og hvor stort det er, slik at den kan brukes som grunnlag for utlegg uten dom. Og den inneholder ingen gebyrer kunden kan bestride. Mangler noe av dette, kan en enkel sak bli en tvist.

Bokføringsforskriften setter minstekravene til innholdet. Inkasso- og tvangsreglene gir grunner til å gjøre litt mer.

Det loven krever at fakturaen inneholder

Bokføringsforskriften § 5-1-1 sier at et salgsdokument minst skal inneholde:

• nummer og dokumentasjonsdato
• angivelse av partene
• ytelsens art og omfang
• tidspunkt og sted for levering
• vederlag og betalingsforfall
• eventuell merverdiavgift, angitt i norske kroner

Selgeren skal angis med navn og organisasjonsnummer, etterfulgt av «MVA» hvis selgeren er mva-registrert. Er selgeren et aksjeselskap, skal også ordet «Foretaksregisteret» og hovedkontorets adresse stå på fakturaen (§ 5-1-2). Fakturaene skal nummereres slik at det kan kontrolleres at alle salg er registrert (§ 5-1-3).

Sjekkliste: tolv punkter som hjelper når kunden ikke betaler

Punkt	Hvorfor det betyr noe ved innkreving
1. Fast forfallsdato	Forsinkelsesrente fra forfall i stedet for 30 dager etter påkrav
2. Fakturanummer og -dato	Gjenfinnes i purring, inkassovarsel og hos byrået
3. Konkret beskrivelse av hva som er levert	Purringen må angi hva kravet gjelder for å gi gebyr; betalingsoppfordringen må angi det samme
4. Leveringsdato	Svar på «jeg fikk aldri varen» og dokumentasjon av når kravet oppsto
5. Pris spesifisert, også timer og materialer	Færre prisinnsigelser; forbrukere kan kreve spesifisert regning for tjenester
6. Kundens fulle navn og adresse	Varsler må sendes på en betryggende måte for å binde kunden
7. Kontonummer og KID	Innbetalingen treffer riktig krav
8. Kontaktpunkt for spørsmål og innsigelser	Tvister fanges før de blir inkassosaker
9. Forsinkelsesrente nevnt	Ikke påkrevd, men forebygger overraskelse
10. Bare gebyrer som er avtalt og lovlige	Ulovlige gebyrer gjør kravet delvis omtvistet
11. Organisasjonsnummer og «MVA»	Viser mva-status, som påvirker inkassosalæret
12. Sendt i kanalen kunden har valgt	Kunden kan ikke si at fakturaen aldri kom

Forfallsdatoen: rente fra første dag

Forsinkelsesrenten løper fra forfallsdagen når denne er «fastsatt i forveien». Står det bare «betales ved mottak», eller ingenting, løper renten først fra 30 dager etter at du har sendt et skriftlig påkrav. Påkravet kan sendes elektronisk bare hvis kunden uttrykkelig har godtatt det (forsinkelsesrenteloven § 2). Med en forfallsdato slipper du altså en måned uten rente og et ekstra brev.

Mot næringskunder skal betalingsfristen ikke overstige 60 dager, med mindre noe annet uttrykkelig er avtalt (§ 2 a). Satsen er 12,25 % fra 1. juli 2026.

Fakturaen kan bli et tvangsgrunnlag

En skriftlig meddelelse du selv har sendt kunden, og som «viser kravets grunnlag og omfang», er et særlig tvangsgrunnlag for utlegg (tvangsfullbyrdelsesloven § 7-2 bokstav f). Det betyr at en tydelig faktura, sammen med et varsel med to ukers frist, kan gå rett til namsfogden uten dom hvis kunden ikke protesterer. En vag faktura – «div. arbeid, 14 500 kr» – gjør det vanskeligere å vise grunnlaget og lettere for kunden å protestere. Se rettslig inndriving selv.

Gebyrene som kan velte kravet

Overfor forbrukere er handlingsrommet lite:

• Gebyr for første gangs faktura kan bare kreves hvis det kunne vært krevd før forfall, altså var avtalt på forhånd (inkassoloven § 18).
• For håndverkertjenester kan du ikke kreve gebyr for å skrive og sende regning i det hele tatt (håndverkertjenesteloven § 36).
• I tillegg til forsinkelsesrenten kan du ikke kreve andre gebyrer enn erstatningsbeløpene etter inkassoloven (forsinkelsesrenteloven § 4 b).
• Finanstilsynet mener det er i strid med god inkassoskikk å drive inn fakturagebyr som er høyere enn den faktiske kostnaden ved faktureringen.

Mot næringskunder kan du kreve standardkompensasjonen på 430 kr når kravet er forsinket, men ikke i tillegg til inkassogebyrer eller salær. Mer i fakturagebyr, papirgebyr og purregebyr.

Send fakturaen slik at den kommer fram

Skriftlige varsler kan sendes elektronisk når de sendes «på en betryggende måte» (inkassoloven § 3 a). Det samme prinsippet gjelder i praksis fakturaen: Bruk den kanalen kunden har valgt. Finansklagenemnda har kritisert et selskap som gikk over fra eFaktura til e-post uten forhåndsvarsel og samtykke (FinKN 2023-627). En faktura som havner i en adresse kunden ikke bruker, gir et inkassovarsel kunden blir overrasket over, og en klage du kunne unngått. Se også inkasso på en regning du aldri har fått.

Inkassoloven fra 1988 stiller få krav til inkassovarselet: Det skal varsle at inkasso vil bli satt i verk, og gi en betalingsfrist på minst 14 dager (inkassoloven § 9). Det er likevel lurt å gjenta fakturanummer og -dato i varselet.

Bedriftskunder: avtal betingelsene på forhånd

Overfor bedrifter er det avtalen som styrer det meste. Skriv betalingsfrist, renter og eventuelle gebyrer i ordrebekreftelsen eller rammeavtalen, ikke bare på fakturaen. En frist over 60 dager må være uttrykkelig avtalt. Gir du kreditt til en ny bedriftskunde, er en kredittsjekk før første faktura billigere enn en inkassosak etter den, se kredittvurdering før du gir kreditt.

Når fakturaen allerede er sendt

Oppdager du at fakturaen mangler forfallsdato eller har feil beløp, send en kreditnota og en ny faktura i stedet for å rette i purringen. Da har kunden ett dokument å forholde seg til, og byrået slipper å forklare avvik. Hva som skjer videre hvis kunden ikke betaler, står i egeninkasso og purring og inkassovarsel selv.